1. Điều kiện mở văn phòng đại diện tại Việt Nam:

A. Đối với doanh nghiệp Việt Nam:

- Chức năng văn phòng đại diện : văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền, thực hiện các hoạt động như liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, nhưng không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi (ví dụ: không xuất hóa đơn vat).

- Tên văn phòng đại diện : tên phải bao gồm tên doanh nghiệp mẹ kèm cụm từ “ văn phòng đại diện” và không được trùng, gây nhầm lẫn với các tên đã đăng ký.

- Địa điểm : trụ sở văn phòng đại diện không được đặt tại chung cư hoặc nhà tập thể; địa chỉ phải rõ ràng, phù hợp với quy định về an ninh, trật tự, an toàn.

- Người đứng đầu : có thể là giám đốc công ty hoặc người được bổ nhiệm, với thông tin cá nhân hợp lệ (cmnd/cccd/hộ chiếu).

B. Đối với thương nhân nước ngoài:

Theo điều 7 nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của quốc gia/vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà việt nam là thành viên, hoặc được pháp luật quốc gia đó công nhận.

2. Thương nhân đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.

3. Nếu giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân có thời hạn, thì thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.

4. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của việt nam trong các điều ước quốc tế mà việt nam là thành viên.

5. Nếu nội dung hoạt động không phù hợp với cam kết của việt nam hoặc thương nhân không thuộc quốc gia tham gia điều ước quốc tế mà việt nam là thành viên, cần có sự chấp thuận của bộ trưởng hoặc thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý chuyên ngành.

Lưu ý : văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi, chỉ được phép xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, hoặc hỗ trợ doanh nghiệp mẹ.

2. Hồ sơ để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam:

A. đối với doanh nghiệp Việt Nam:

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

1. Thông báo thành lập văn phòng đại diện : ghi rõ tên, địa chỉ văn phòng đại diện, nội dung hoạt động, thông tin người đứng đầu.

2. Quyết định thành lập văn phòng đại diện : do hội đồng thành viên/hội đồng quản trị/chủ sở hữu công ty ban hành.

3. Biên bản họp (đối với công ty tnhh 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần): về việc thành lập văn phòng đại diện.

4. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện : kèm bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân (cmnd/cccd/hộ chiếu).

5. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.

6. Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của công ty mẹ) và bản sao giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền.

B. đối với Doanh nghiệp/Công ty nước ngoài:

Hồ sơ phức tạp hơn, bao gồm (theo điều 10 nghị định 07/2016/NĐ-CP và thông tư 11/2016/TT-BCT):

1. Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện : theo mẫu MĐ-1 (thông tư 11/2016/TT-BCT).

2. Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài, phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao việt nam ở nước ngoài.

3. Văn bản bổ nhiệm/cử trưởng văn phòng đại diện : bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, kèm bản dịch tiếng việt.

4. Bản sao giấy tờ cá nhân của trưởng văn phòng đại diện (hộ chiếu/CMND/CCCD, bản dịch công chứng).

5. Tài liệu chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất, ví dụ:

- báo cáo tài chính đã kiểm toán.

- giấy xác nhận thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính.

- giấy xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền về sự tồn tại và hoạt động.

6. Tài liệu về địa điểm đặt văn phòng đại diện :

- hợp đồng thuê văn phòng (bản sao chứng thực).

- giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc tài liệu xác nhận quyền cho thuê của bên cho thuê.

7. Báo cáo hoạt động thương mại của thương nhân nước ngoài (nếu có).

8. Các giấy tờ khác (nếu cần): tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan cấp phép hoặc ngành nghề đặc thù (ví dụ: chứng khoán, hàng không).

Lưu ý : các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng việt, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

3. Thủ tục để mở văn phòng đại diện như sau:

A. Đối với doanh nghiệp Việt Nam:

1. Chuẩn bị hồ sơ : soạn thảo đầy đủ hồ sơ theo danh mục nêu trên.

2. Nộp hồ sơ :

- Nơi nộp : phòng đăng ký kinh doanh – Sở Tài Chính nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

- Hình thức nộp :

- Trực tiếp tại sở kế hoạch và đầu tư.

- Qua bưu điện.

- Trực tuyến qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

3. Quá trình xử lý hồ sơ :

- Trong vòng 3-5 ngày làm việc , cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.

- Nếu hợp lệ: cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

- Nếu không hợp lệ: thông báo yêu cầu sửa đổi/bổ sung hồ sơ.

4. Các thủ tục sau khi được cấp phép :

- Đăng bố cáo thông tin văn phòng đại diện trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Khắc con dấu (nếu cần).

- Gắn bảng hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện (bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, cơ quan chủ quản).

- Thông báo với cơ quan thuế nếu thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang quận/huyện khác.

B. Đối với Doanh nghiệp/Công ty nước ngoài:

1. Chuẩn bị hồ sơ : soạn thảo hồ sơ theo danh mục đã liệt kê, đảm bảo các giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Nộp hồ sơ :

* Nơi nộp :

- Nếu văn phòng đại diện đặt ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Sở Công Thương tỉnh/thành phố.

- Nếu trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: ban quản lý khu vực đó.

- Hình thức nộp : trực tiếp, qua bưu điện, hoặc trực tuyến (nếu áp dụng).

3. Thời gian xử lý hồ sơ :

- Trong 3 ngày làm việc , cơ quan cấp phép kiểm tra tính hợp lệ và yêu cầu bổ sung nếu cần (tối đa 1 lần).

- Trong 7 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Nếu từ chối, phải thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do.

- Trường hợp cần ý kiến bộ quản lý chuyên ngành (nếu nội dung hoạt động không phù hợp cam kết quốc tế): thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.

4. Thủ tục sau khi được cấp phép :

- Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện (trong 5 ngày làm việc ).

- Khắc con dấu (trong 5 ngày làm việc ).

- Công bố thông tin văn phòng đại diện trên cổng thông tin quốc gia

- Mở tài khoản ngân hàng chuyên chi bằng đồng việt nam hoặc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại việt nam.

5. Những lưu ý quan trọng thời hạn giấy phép:

- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp việt nam: có giá trị đến khi doanh nghiệp mẹ chấm dứt hoạt động hoặc nộp hồ sơ chấm dứt văn phòng đại diện.

- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: có thời hạn 5 năm , có thể gia hạn nhưng không quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân.

- Thuế và bảo hiểm : văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài, nhưng cần nộp thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm cho nhân viên (nếu có).

- Hạn chế hoạt động : Văn phòng đại diện không được ký hợp đồng kinh doanh hoặc thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh.