I. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty tại Việt Nam

 1. Về công ty mẹ :

- Công ty mẹ phải được thành lập hợp pháp và có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

- Công ty phải hoàn tất thủ tục thành lập trước khi đăng ký chi nhánh (không được thực hiện đồng thời).

2. Về tên chi nhánh :

- Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty mẹ kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Ví dụ: “Chi nhánh Công ty TNHH ABC”.

- Tên chi nhánh không được sử dụng từ “công ty” hoặc “doanh nghiệp” trong phần tên riêng.

- Tên phải được viết bằng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

- Có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt, nhưng phải tuân thủ quy định về dịch thuật và không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên đã đăng ký.

3. Về trụ sở chi nhánh :

- Trụ sở chi nhánh phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ cụ thể (số nhà, ngõ, đường, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố).

- Trụ sở phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty (có hợp đồng thuê hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa chỉ trên).

4. Về ngành nghề kinh doanh :

- Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải trùng với ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ, theo Hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam (Quyết định 27/2018/QĐ-TTg).

- Nếu chi nhánh kinh doanh ngành nghề có điều kiện (ví dụ: bất động sản, lữ hành), phải đáp ứng các điều kiện cụ thể như vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, hoặc giấy phép con.

5. Về người đứng đầu chi nhánh :

- Người đứng đầu chi nhánh phải là cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự (từ 18 tuổi trở lên).

- Có thể là thành viên công ty hoặc người ngoài, nhưng phải có kinh nghiệm và năng lực phù hợp để quản lý chi nhánh.

- Nếu chi nhánh kinh doanh ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề, người đứng đầu hoặc cá nhân khác trong chi nhánh phải có chứng chỉ này.

6. Đối với chi nhánh của doanh nghiệp có vốn nước ngoài :

- Doanh nghiệp nước ngoài phải được thành lập hợp pháp theo pháp luật quốc gia/vùng lãnh thổ nơi đăng ký, hoặc được công nhận bởi quốc gia/vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Đã hoạt động ít nhất 5 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.

- Nếu giấy đăng ký kinh doanh có thời hạn, thời hạn còn lại phải ít nhất 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.

- Hàng hóa/dịch vụ kinh doanh phải thuộc danh mục cho phép theo pháp luật Việt Nam.

- Nếu ngành nghề không phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam, cần được Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận.

7. Hình thức hạch toán :

- Chi nhánh có thể chọn hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc. Quyết định này ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và sử dụng hóa đơn.

- Chi nhánh hạch toán độc lập cần có con dấu, tài khoản ngân hàng riêng và kê khai thuế riêng.

II. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty:

Thủ tục được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính nơi đặt trụ sở chi nhánh. Quy trình gồm các bước sau:

 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ thành lập chi nhánh bao gồm các giấy tờ sau:

1. Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu Phụ lục II-7, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT), do người đại diện theo pháp luật của công ty ký.

2. Quyết định thành lập chi nhánh :

- Đối với công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu.

- Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Quyết định của Hội đồng thành viên.

- Đối với công ty cổ phần: Quyết định của Hội đồng quản trị.

3. Biên bản họp (nếu có, áp dụng cho công ty TNHH 2 thành viên hoặc công ty cổ phần).

4. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh .

5. Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh (CMND/CCCD/Hộ chiếu).

6. Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ) kèm bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền.

7. Đối với chi nhánh kinh doanh ngành nghề có điều kiện : Bổ sung bản sao chứng chỉ hành nghề hoặc giấy xác nhận đủ điều kiện.

8. Đối với chi nhánh của Doanh nghiệp nước ngoài :

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của  Doanh nghiệp nước ngoài (được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt).

- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.

- Bản sao báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế của năm tài chính gần nhất.

- Bản sao điều lệ hoạt động của chi nhánh.

- Tài liệu chứng minh quyền sử dụng trụ sở chi nhánh (hợp đồng thuê, thỏa thuận thuê).

 Bước 2: Nộp hồ sơ

- Nơi nộp : Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính tại tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chi nhánh.

- Hình thức nộp :

- Trực tiếp : Nộp tại Sở Tài Chính.

- Trực tuyến : Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Sau khi nộp, nhận Giấy biên nhận từ Phòng Đăng ký kinh doanh.

 Bước 3: Xử lý hồ sơ

- Thời gian xử lý: Trong vòng 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

- Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh .

- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo yêu cầu sửa đổi/bổ sung qua mạng thông tin điện tử.

 Bước 4: Khắc con dấu chi nhánh (nếu cần)

- Chi nhánh có thể khắc con dấu riêng (mộc tròn) để thuận tiện cho các thủ tục hành chính (thuế, bảo hiểm, giao dịch ngân hàng).

 Bước 5: Các thủ tục sau khi thành lập chi nhánh

- Treo biển hiệu : Tại trụ sở chi nhánh, biển hiệu phải ghi rõ tên chi nhánh, địa chỉ, số điện thoại, và cơ quan chủ quản (công ty mẹ).

- Đăng ký thuế :

- Nếu chi nhánh hạch toán độc lập hoặc ở khác tỉnh với công ty mẹ, cần đăng ký mã số thuế phụ thuộc và kê khai thuế riêng tại cơ quan thuế địa phương.

- Nếu chi nhánh hạch toán phụ thuộc và cùng tỉnh, việc kê khai thuế thực hiện tại trụ sở chính.

- Mở tài khoản ngân hàng (nếu cần): Chi nhánh có thể mở tài khoản riêng để giao dịch.

- Thông báo sử dụng hóa đơn : Nếu chi nhánh hạch toán độc lập và phát hành hóa đơn riêng, cần thông báo với cơ quan thuế.

- Nộp lệ phí môn bài : Chi nhánh phải nộp lệ phí môn bài 1.000.000 VNĐ/năm.

* Thời hạn giấy phép chi nhánh :

- Đối với chi nhánh của Doanh nghiệp nước ngoài, giấy phép có thời hạn tối đa 5 năm, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp nước ngoài (nếu có).